Gestion du temps : les bases d'une meilleure gestion des priorités
Mode d'emploi.
1 - Affecter un budget temps pour chaque activité
Risques
- S’installer dans la totalité des durées disponibles et prendre plus de temps qu’il n’en faut pour être efficace.
- Plus on a de temps, plus on en prend :
- Le travail est comme un gaz : il prend toute la place disponible.
Solutions
- Évaluer le temps nécessaire,
- Se fixer des heures limites.
2- Développer son réalisme dans l’évaluation du temps
Risques
- Sous-évaluer le temps nécessaire à une tâche et ne jamais finir ce que l’on a commencé.
Solutions
- Faire des bilans d’activité journalière,
- Intégrer préparation et maturation.
3- Prendre conscience de la subjectivité du temps
Risques
- Confondre quantité et qualité de travail,
- Vouloir trop en faire.
Solutions
- Repérer ses limites et ses plages d’efficacité;
- Respecter ses cycles personnels.
- Prendre des pauses
4- Privilégier les séquences de travail homogènes
Risques
- S’habituer aux travaux en miettes et se droguer aux interruptions.
Solutions
- Privilégier les séquences homogènes.
- Se protéger des sollicitations extérieures.
5- La priorité est subjective : ce qui nous plaît passe vite, ce qui nous déplaît semble s’éterniser
Risques
- Considérer comme secondaire ce qui nous déplait et le reporter indéfiniment.
Solutions
- Veiller aux heures limites
- Faire alterner l’agréable et le désagréable.
6- Privilégier l'essentiel
Risques
- S’obstiner sur des tâches secondaires et confondre l’important et l’urgent.
Solutions
- Identifier ses activités à «haut rendement»
- Se consacrer au cœur de sa mission.
7- Réfléchir avant d'agir
Risques
- Privilégier l’exécution, à la conception. Ne faire l’important que quand il devient urgent.
- Prendre de mauvaises décisions ou faire un travail inutile par insuffisance de réflexion préalable.
Solutions
- Avant de s’engager dans la résolution d’un problème quelconque, s’accorder le temps de la réflexion.
- Sur le caractère de la tâche à accomplir.
- Sur la méthode à utiliser,
- Sur le fait de disposer ou non de l’ensemble des données nécessaires.
8- Ne pas remettre à plus tard les décisions à prendre
Risques
- Être paralysé par la surinformation. Ne pas décider à temps.
- Ne plus avoir l’esprit disponible pour autre chose que le problème non solutionné.
Solutions
- Prendre des décisions en univers incertain.
- Se donner le droit à l’erreur (à soi mais aussi aux autres).
- Être méthodique dans la prise de décision.
- Ne pas reporter les prises de décisions délicates.
- Fixer des dates limites, s s’y tenir.
9- Affecter un ordre de priorité aux tâches à accomplir
Risques
- Ne pas intervenir ou intervenir trop tardivement sur des situations prioritaires.
- Prendre les tâches comme elles viennent.
- Laisser la chronologie et le hasard gérer leur temps
Solutions
- Raisonner en terme de priorités ;
- Affecter un degré de priorité à toutes les tâches.
- Analyser la tâche à accomplir.
10- Programmer à l'avance l'utilisation de son temps
Risques
- Travailler pour les autres, ne pas atteindre ses propres objectifs.
- Subir, agir sous la pression des évènements.
Solutions
- Fixer des «rendez-vous avec soi», des «rendez-vous du temps» à période régulière.
- Planifier à l’avance ses activités prioritaires.
- S’y tenir.
- Réserver du temps pour l’impondérable et l’imprévu.
11- Alterner les tâches de nature différente
Risques
- Faire un peu de tout et, bien souvent, ne rien faire de bien.
- Ne plus être efficace en effectuant une activité sur une longue période.
Solutions
- Ne faire qu’une activité à la fois.
- Faire des choses de nature différente (alterner temps de réflexion, temps d’action et temps de relation).
- Alterner des séquences courtes et des séquences longues.
- Ne changer d’activité qu’en cas d’enlisement.
Risques
- S’installer dans la totalité des durées disponibles et prendre plus de temps qu’il n’en faut pour être efficace.
- Plus on a de temps, plus on en prend :
- Le travail est comme un gaz : il prend toute la place disponible.
Solutions
- Évaluer le temps nécessaire,
- Se fixer des heures limites.
2- Développer son réalisme dans l’évaluation du temps
Risques
- Sous-évaluer le temps nécessaire à une tâche et ne jamais finir ce que l’on a commencé.
Solutions
- Faire des bilans d’activité journalière,
- Intégrer préparation et maturation.
3- Prendre conscience de la subjectivité du temps
Risques
- Confondre quantité et qualité de travail,
- Vouloir trop en faire.
Solutions
- Repérer ses limites et ses plages d’efficacité;
- Respecter ses cycles personnels.
- Prendre des pauses
4- Privilégier les séquences de travail homogènes
Risques
- S’habituer aux travaux en miettes et se droguer aux interruptions.
Solutions
- Privilégier les séquences homogènes.
- Se protéger des sollicitations extérieures.
5- La priorité est subjective : ce qui nous plaît passe vite, ce qui nous déplaît semble s’éterniser
Risques
- Considérer comme secondaire ce qui nous déplait et le reporter indéfiniment.
Solutions
- Veiller aux heures limites
- Faire alterner l’agréable et le désagréable.
6- Privilégier l'essentiel
Risques
- S’obstiner sur des tâches secondaires et confondre l’important et l’urgent.
Solutions
- Identifier ses activités à «haut rendement»
- Se consacrer au cœur de sa mission.
7- Réfléchir avant d'agir
Risques
- Privilégier l’exécution, à la conception. Ne faire l’important que quand il devient urgent.
- Prendre de mauvaises décisions ou faire un travail inutile par insuffisance de réflexion préalable.
Solutions
- Avant de s’engager dans la résolution d’un problème quelconque, s’accorder le temps de la réflexion.
- Sur le caractère de la tâche à accomplir.
- Sur la méthode à utiliser,
- Sur le fait de disposer ou non de l’ensemble des données nécessaires.
8- Ne pas remettre à plus tard les décisions à prendre
Risques
- Être paralysé par la surinformation. Ne pas décider à temps.
- Ne plus avoir l’esprit disponible pour autre chose que le problème non solutionné.
Solutions
- Prendre des décisions en univers incertain.
- Se donner le droit à l’erreur (à soi mais aussi aux autres).
- Être méthodique dans la prise de décision.
- Ne pas reporter les prises de décisions délicates.
- Fixer des dates limites, s s’y tenir.
9- Affecter un ordre de priorité aux tâches à accomplir
Risques
- Ne pas intervenir ou intervenir trop tardivement sur des situations prioritaires.
- Prendre les tâches comme elles viennent.
- Laisser la chronologie et le hasard gérer leur temps
Solutions
- Raisonner en terme de priorités ;
- Affecter un degré de priorité à toutes les tâches.
- Analyser la tâche à accomplir.
10- Programmer à l'avance l'utilisation de son temps
Risques
- Travailler pour les autres, ne pas atteindre ses propres objectifs.
- Subir, agir sous la pression des évènements.
Solutions
- Fixer des «rendez-vous avec soi», des «rendez-vous du temps» à période régulière.
- Planifier à l’avance ses activités prioritaires.
- S’y tenir.
- Réserver du temps pour l’impondérable et l’imprévu.
11- Alterner les tâches de nature différente
Risques
- Faire un peu de tout et, bien souvent, ne rien faire de bien.
- Ne plus être efficace en effectuant une activité sur une longue période.
Solutions
- Ne faire qu’une activité à la fois.
- Faire des choses de nature différente (alterner temps de réflexion, temps d’action et temps de relation).
- Alterner des séquences courtes et des séquences longues.
- Ne changer d’activité qu’en cas d’enlisement.
