Managers, réussissez votre prise de fonction

Au moment où les recrutements en masse connaissent une accalmie, liée à la conjoncture économique, la chasse de têtes pour des profils pointus continue sur son trend haussier. Les entreprises actuellement, pour cause de départ à la retraite, d’expatriation ou de départ vers la concurrence, recherchent de bons profils pour ces remplacements. Même les employeurs, qui pour les besoins stratégiques de l’entreprise, créent de nouveaux postes, recherchent également des profils de bon calibre. C’est ce que nous ont confié quelques cabinets de recrutement et de conseils RH.

Donc, mobilité oblige, les managers qui intègrent une entreprise sont tenus de réussir leur période d’intégration pour mener à bien leurs missions. Même pour ceux qui ont bénéficié d’une promotion interne et se retrouvent à la tête d’un département à gérer, le grand défi est de passer haut la main cette première étape. Et pour cause, la première impression donnée détermine les relations futures. La première des choses qui s’impose, c’est d’abord de se contenter d’observer l’environnement du travail, avant de prendre de grandes décisions. Il faut aussi se méfier de ceux ou celles qui veulent se lier d’amitié et influencer tel ou tel jugement. Il ne faut pas se laisser prendre à ce piège, car les risques sont énormes.

C’est une opportunité pour ces personnes de régler les comptes avec d’autres collaborateurs. Donc, un bon manager ne doit pas se laisser manipuler, au contraire il doit écouter toutes les parties et tirer les conclusions, juger les compétences au lieu de se contenter d’entendre les mauvaises langues. «Cela fait six mois que je suis à la tête d’une grande entreprise. A mon arrivée, j’ai consacré les trois premiers mois à observer l’environnement interne et externe avant de me prononcer», nous a confié un jeune directeur général, fraîchement nommé à la tête d’une filiale d’un grand groupe marocain. Il conseille d’être ouvert et de respecter l’environnement existant et s’il y a un changement nécessaire, il faut y aller doucement tout en communiquant autour des nouvelles orientations.

Les employeurs doivent également prendre leurs responsabilités, en préparant le terrain pour les nouveaux arrivants. Une bonne communication interne est suffisante pour élucider tout quiproquo et bien expliquer les missions de la nouvelle recrue ou de la personne promue pour éviter tout clivage. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas, mais les entreprises structurées ont compris l’enjeu et mettent en place des dispositifs d’intégration. Le résultat est positif, il suffit de vouloir le mettre en place.

Avis d’expert, khadija boughaba, dg d'Invest RH

«Fixez-vous des objectifs réalistes et des priorités avec votre hiérarchie»

Que ce soit par un recrutement externe ou une mobilité interne, la prise de poste représente toujours un nouvel enjeu tant pour le cadre nouvellement désigné à occuper cette place, l’entreprise ou avec toutes les personnes avec lesquelles il entrera en interaction en interne (hiérarchie, membre de l’équipe, pairs,) ou en externe (clients, fournisseurs… en fonction du poste).
Compte tenu de la mobilité des cadres, cet enjeu est de plus en plus important, car il concerne chaque année jusqu’à 25% des cadres qui changent d’employeurs (cf nos sondages en 2010 et 2011) à cela s’ajouteraient les cadres concernés par la mobilité interne.

Le constat, portant sur la réception de plus en plus élevée de candidatures de cadre en période d’essai ou en rupture de contrat, nous a conduits à recueillir des témoignages auprès des candidats ou encore des entreprises, sur les échecs de ces recrutements. Erreur de casting ? Pas pour la majorité des cas, où est le problème ? La plupart du temps, c’est un problème d’intégration !
Bien que les facteurs d’échecs qui paraissent évidents comme : l’inadaptation à la culture d’entreprise, compétences managériales ou techniques insuffisantes, passage à l’action lent, c’est le relationnel et l’interaction avec les autres qui sont considérés comme la véritable source d’échec du point de vue de l’entreprise.

Quant aux cadres concernés, les raisons majeures de leurs échecs sont avant tout liées au manque de disponibilité de la hiérarchie, de la mauvaise définition des responsabilités ou encore le manque de clarté des attentes.
Il apparait, bien souvent, que la prise de poste est bien plus complexe que ce que l’on a l’habitude de croire et insuffisamment prise en considération par les deux parties pour anticiper et écarter ce risque d’échecs.

Même s’il est communément admis par les deux parties (entreprises ou candidats) que la prise de poste et la période d’intégration sont des étapes cruciales, habituellement peu de points formels sont réalisés pour s’assurer du bon déroulement ou des chances de succès de cette étape.
Lorsqu’un cadre prend un nouveau poste, l’entreprise et le cadre lui-même deviennent co-responsables dans le processus de prise de poste.

Pour la hiérarchie directe, c’est un acte de management de réussir la prise de poste du nouveau manager ! Pour les cadres dirigeants, cette phase est d’autant plus cruciale. 
En effet, l’arrivée d’un nouveau dirigeant crée la plupart du temps un bouleversement de l’équipe dont il a la charge. Dans cette phase d’instabilité entre crainte et espoir, le nouveau dirigeant doit faire preuve de vigilance et d’intelligence (prendre le temps de comprendre et d’observer) pour saisir cette opportunité afin de créer une nouvelle dynamique au sein de l’équipe, dans le cas contraire il va droit au mur et s’isole en créant une rupture avec celle-ci.

Des entreprises structurées, axées sur le développement de leur capital humain, ont saisi les enjeux liés à la prise de poste et ont mis en place des processus d’intégrations et d’accompagnement personnalisé.

Voici quelques conseils pour mieux réussir sa prise de poste :

1 Prendre le temps d’observer et comprendre tout l’environnement du poste :interne et externe (marché, client, fournisseurs, organisation, hiérarchie, pairs, membres de l’équipe, compétences, organigramme, sociogramme, personnalités, culture d’entreprise, etc.).
Pour un manager par exemple, il est indispensable de prendre d’abord la température du service, d’observer et décrypter le fonctionnement de l’équipe. 
Comprendre les attentes visibles et cachées de la hiérarchie, pairs et collaborateurs si c’est le cas d’un manager. Car c’est sur ses attentes que le nouveau sera jugé. La prise en compte de ces attentes, même si elles ne peuvent être satisfaites immédiatement, permettrait de se rendre légitime auprès de son entourage et le transformer celui-ci en allié. 
Comprendre la culture d’entreprise et s’y adapter : quels sont les rapports entre collaborateurs (relations hiérarchiques, formelles ou informelles...) ? Quelle est la tenue vestimentaire à adopter ?…

2 Être opérationnel et efficace :
La première impression est celle qui reste et qui vous collera tout le temps ! 
Fixez-vous des objectifs réalistes et des priorités avec votre hiérarchie, sans perdre de temps ou se disperser et faire en sorte de les réaliser dans les délais. N’hésitez surtout pas à demander des commentaires sur votre travail tout en agissant avec intelligence, en s’adaptant avec son nouvel environnement et en évitant de rester accroché à ses anciennes habitudes.

3 Prendre de l’initiative, tout en restant modeste :
S’impliquer dans son travail ne veut pas dire tout révolutionner ! En faisant preuve de discernement et d’humilité, vous ménagez avec délicatesse vos relations avec vos interlocuteurs pour aboutir à vos fins. Car n’oublions pas que les principales sources d’échecs de prises de postes sont avant tout liées aux relations interpersonnelles.

4 Être flexible :
«… sincèrement, j’ai été déçu, les responsabilités ou les tâches que l’on m’a confiées, n’étaient pas celles présentées au cours de l’entretien de recrutement...». C’est une phrase récurrente de candidats rencontrés au cours de leur période d’essai.
Or, il arrive souvent qu’en période de tension des effectifs, de difficultés, les managers proposent aux nouveaux arrivants d’autres missions que celles annoncées à l’embauche.
Montrer de la réticence à les mener sera faire preuve de rigidité, mais cela peut être une opportunité d’accélérer sa carrière et de se rendre vraiment indispensable. Il y a lieu de rester ouvert aux nouveaux défis et nouvelles tâches, même s’ils sortent du cadre de ses fonctions.

5 Rester positif :
Avoir une attitude positive, savoir gérer son stress en toute circonstance c’est une qualité recherchée dans le monde du travail quelle que soit sa position.