Gagnez 1 heure par jour en 20 actions simples
Votre journée touche à sa fin et vous vous dites que si vous aviez encore une heure, vous en finiriez avec ce dossier qui vous a occupé tout l'après-midi ?En mettant en pratique ne serait-ce que quelques unes de ces idées, vous pouvez gagner une heure par jour. Apprenez à ne pas perdre du temps... pour en gagner !
Principe n° 1 : aménager son espace de travail
Rien de mieux qu'un bureau désordonné pour vous donner l'impression d'être débordé. Le mot d'ordre : rangez ! Classez vos dossiers dans vos casiers de rangement, organisez votre bureau et n'oubliez pas de faire le ménage sur votre ordinateur.
Commencez par faire disparaître tout ce qui ne vous sert pas quotidiennement. Et optez pour un principe de classement simple : les dossiers que vous êtes amené à consulter souvent doivent être proches de vous. À l'inverse, éloignez ceux que vous n'ouvrez qu'une fois tous les deux mois. Remettez chaque chose à sa place après l'avoir utilisée. Enfin, gardez en tête que vos collègues doivent pouvoir s'y retrouver eux aussi.
Principe n° 2 : arrêter de jongler entre les dossiers
Les allers-retours entre des dossiers différents, vous font perdre beaucoup de temps et d'énergie. A chaque fois que vous changez de sujet, même si vous le connaissez bien, vous devez vous remettre en tête les différents paramètres.
Il est préférable de se concentrer plus longuement sur un seul dossier et l'avancer le plus possible. En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que travailler dessus d'une seule traite.
Face à ce qui doit être réglé immédiatement et au-delà de trois passages sur le document qui pose problème, forcez-vous à prendre une décision : jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission.
Principe n° 3 : planifier sa journée
Faire en une heure ce que l'on pourrait faire en quinze minutes est plus courant qu'on ne le croit. Pour bien répartir son temps de travail sur la journée, il est indispensable de planifier : une liste de ce qui est à faire, la fameuse "to do list", doit être établie.
Vous évitez ainsi de passer du temps sur des tâches inappropriées et restez concentré sur les plus importantes. Votre liste doit également faire apparaître les tâches urgentes.
Vous pouvez choisir de réorganiser votre liste par ordre de priorité la veille et ainsi économiser du temps en démarrant la tâche la plus importante ou la plus urgente dès votre arrivée au bureau le lendemain.
Principe n° 4 : s'accorder des pauses détente
Paradoxalement, il faut savoir perdre du temps pour en gagner.
Pour un meilleur rendement et un meilleur équilibre personnel, dix minutes de pause sont nécessaires entre deux activités intensives.
Travaillez par bloc de 90 minutes. N'hésitez pas à prendre un café, voir des collègues ou même marcher le long de votre bureau pour vous revigorer. Vous pouvez profiter de ces pauses pour faire un aller-retour à l'imprimante, apporter un dossier à votre collègue du 5e : en un mot, soulagez vos neurones.
Principe n° 5 : formaliser les échanges avec ses collègues
Vos collègues aussi sympathiques soient-ils peuvent parfois devenir "des croqueurs de temps". En effet, chaque jour leurs sollicitations vous font perdre de précieuses minutes. Pour limiter les perturbations, fixez quelques règles de vie avec eux :
Usez des mémos écrits pour faire passer vos messages peu stratégiques.
Indiquez-leur que vous préférez être contacté par mail, plus facile à gérer dans le temps, plutôt que par téléphone qui interrompt.
Mettez en place des horaires de visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence.
Proposez-leur de prendre un café pendant votre pause pour préserver le lien social.
Principe n° 6 : profiter de ses heures de pleine énergie
Essayez de repérer les moments de la journée où votre forme et votre concentration sont maximales et réservez-les aux tâches les plus exigeantes. Certains sont plus efficaces le matin, d'autres l'après-midi, d'autres encore atteignent leur maximum de concentration en fin de journée et peuvent profiter du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Sachez en tenir compte pour élaborer votre emploi du temps.
En règle générale, les meilleurs moments pour mobiliser son attention sont le matin de 10h à 12h et l'après-midi de 16h à 18h. Accordez ces créneaux aux tâches les plus ardues ou les plus délicates et vous rentabiliserez votre temps de travail.
Principe n° 7 : apprendre à dire non
Vous avez établi votre planning pour la journée mais un collègue vient vous demander de l'aide sur son dossier. Vous acceptez naturellement de lui rendre service. Mais attention aux débordements : si vous dites oui deux ou trois fois, vous deviendrez vite la cible de toutes les demandes. Ce "coup de main" peut vite se transformer en une nouvelle attribution permanente pour vous.
Apprenez à dire non à certaines sollicitations, en particulier de collègues récidiveurs, en y mettant les formes : restez diplomate, excusez-vous et dites simplement que vous ne pouvez pas vous libérer car vous avez-vous aussi un dossier urgent à finir.
Principe n° 8 : fixer intelligemment ses rendez-vous extérieurs
Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée est une véritable perte de temps. La meilleure solution est de programmer des rencontres en début ou en fin de journée pour limiter les allers-retours (vous vous y rendez directement depuis votre domicile le matin et vous ne repassez pas par votre travail le soir). Si vous le pouvez, évitez également le déjeuner qui peut traîner en longueur.
Par ailleurs, lors d'un rendez-vous, prévenez votre interlocuteur du temps dont vous disposez. En donnant des limites, le rendez-vous va s'organiser automatiquement sans déborder. Emportez avec vous vos documents de travail. Vous pourrez ainsi mettre à profit le temps que vous passez à attendre votre interlocuteur pour achever une tâche.
Principe n° 9 : mettre fin aux réunions marathon
Terminées les réunions où votre présence n'est pas indispensable ou celles qui n'en finissent plus ! Une réunion, cela se prépare : l'ordre du jour doit être communiqué aux participants idéalement une semaine à l'avance afin qu'ils puissent préparer leur intervention. Etablissez un planning minuté à respecter et recentrez si besoin les interventions sur l'ordre du jour.
Proposez à vos collègues une durée maximale d'une heure, par exemple. N'attendez jamais les retardataires. Il faut avancer avec ceux et celles qui sont à l'heure pour ne pas les encourager ce type de comportement. Mettez en place un système d'alerte pour prévenir les participants 10 minutes avant le début de la réunion.
Principe n° 10 : arriver plus tôt au bureau
Décaler légèrement ses horaires de travail pour arriver plus tôt au bureau vous permettra d'avancer vos dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé ni par vos collègues ni par des coups de fils intempestifs de vos clients ou partenaires. C'est aussi aux horaires matinaux que la majorité des personnes sont le plus concentrées. Ainsi, arriver avant les autres vous permettra de repartir plus tôt. Une heure de travail le matin au lieu de de deux heures le soir ? La formule est attirante.
Enfin, si vous prenez les transports en commun ou si vous empruntez les grands axes routiers, vous gagnerez certainement du temps en évitant la période de pointe.
Principe n° 11 : ne pas chercher à tout faire seul
Souvent le manque de temps n'est autre que la conséquence d'une incapacité à déléguer. Si vous dites oui deux ou trois fois, vous deviendrez vite la cible de toutes les demandes. Pour les adeptes du "de toutes façons il va falloir tout reprendre", le temps de vérification peut lui aussi exploser. Mais la petite différence qualitative que vous allez (peut-être) perdre ne sera-t-elle pas compensée par le gain de temps que vous allez obtenir en délégant à un collègue ?
Commencez par déléguer les tâches quotidiennes, puis montez en difficulté. Expliquez ce que vous attendez avant et indiquez une méthodologie détaillée. S'il est bien encadré dès le départ, votre délégataire doit vous faire gagner un temps précieux.
Source: Le journal du net
